Pitney Bowes Management Services

Creëren factuur

Omschrijving

Zodra de factuurgegevens zijn aangemaakt, kan de factuur worden gecreëerd in het overeengekomen formaat, kanaal, adres en met specifieke document informatie. Voordat de factuur kan worden aangemaakt, moet de organisatie verifiëren of de factuur juist en volledig is. Bij elektronisch factureren kan het aanmaken van een factuur samenvallen met het verzenden of ter beschikking stellen van de elektronische factuur (bijvoorbeeld aankopen in webshops)

Voorwaarden bij e-factureren (indicatief)

• Als de factuur wordt aangemaakt moet duidelijk zijn wie de factuur creëert, de leverancier, de klant of een derde partij
• Als een dienstverlener de factuur voor rekening van de leverancier maakt, moet er een expliciet contract met deze dienstverlener beschikbaar zijn
• Als de factuur wordt aangemaakt moet duidelijk zijn of de oorspronkelijke factuur op papier of in elektronische vorm is
• De partij die de factuur genereert moet ervoor zorgen dat de factuur is gegenereerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en dat het aansluit bij het voorbereidingsproces.
• De partij die de factuur genereert moet maatregelen nemen de controleerbaarheid van de integriteit en authenticiteit van het factuurproces te waarborgen
• De aanmaakdatum van de factuur moet zichtbaar zijn

De leverancier moet beslissen of de originele factuur een papieren of elektronisch formaat heeft. Bij elektronisch factureren is een uitdrukkelijke aanvaarding van dit elektronische formaat –vooralsnog- verplicht. De keuze voor papieren of elektronische facturen bepaalt welke maatregelen beschikbaar zijn om de ontvanger van de factuur in staat te stellen na te gaan wie de factuur heeft uitgereikt (authenticiteit), evenals dat het onmogelijk voor iemand moet zijn de factuur te wijzigen zonder dat dit wordt gedetecteerd (integriteit).

Factuur ontvangen

Omschrijving

In deze stap komt de factuur binnen de controle van de koper (in het geval van self-billing: binnen de controle van de leverancier). De factuur is nu de verantwoordelijkheid van de koper (vgl: leverancier)

Voorwaarden bij e-factureren (indicatief)

• Gebruik een proces dat de continuïteit waarborgt en waarmee de juistheid van ontvangen facturen kan worden bepaald en waarmee de naleving van de wet wordt gewaarborgd.
• De integriteit en authenticiteit van de factuur(gegevens) moeten kunnen worden gecontroleerd, verifieerbaar blijven.
• Kopers moeten kunnen aangeven via welk kanaal en adres (fysieke post, e-mail, web server, ...) hun leveranciers facturen moeten verzenden, ter beschikking stellen of uitwisselen.
• Elke factuur dient te worden gecontroleerd om buiten redelijke twijfel na te kunnen gaan dat de factuur afkomstig is van een erkende leverancier (of een namens de leverancier optredende derde partij) en niet lijkt te zijn veranderd sinds het is uitgereikt.
• Als de factuur elektronisch is ondertekend, moeten deze een elektronische handtekening kunnen worden geverifieerd.
• Kopers moeten verder de samenhang van de factuur met de beschikbare transactie-informatie (zoals contracten, bestellingen, levering bewijzen etc) verifiëren.
• Computers en software die betrokken zijn bij deze verificatie moeten afdoende worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang. Geautomatiseerde processen moeten vooraf goed worden getest.
• Er moeten maatregelen worden genomen om dubbele facturen op te sporen en de verwerking daarvan te voorkomen.
• Alle facturen, verwerkt of afgewezen, moeten worden geregistreerd in de administratie van de leverancier. Als er twijfel bestaat over de echtheid of (formele of materiële) juistheid van de factuur, moet de koper de leverancier van de problemen op de hoogte stellen en vragen om een credit factuur en/of aangepaste factuur.

Formele controle

Omschrijving

Technisch correcte facturen worden doorgestuurd voor formele verificatie. Formele verificatie heeft betrekking op formaliteiten rondom de factuur.

Voorwaarden bij e-factureren (indicatief)

De omvang, aard en strekking van deze controle is afhankelijk van de capaciteit van de aanwezig controlesoftware en formele factuurgegevens die tijdens deze stap beschikbaar zijn, bijvoorbeeld:

Alleen formeel juiste bestanden / facturen worden doorgegeven aan de volgende stap in de verwerking. Als er een probleem is ten aanzien van de formele gegevens moet worden medegedeeld dat de elektronische factuur niet kan worden aanvaard.

Verzenden naar een serviceprovider

Omschrijving

In deze stap worden de factuurgegevens of facturen aan een dienstverlener verstrekt, waaraan e-factureren is uitbesteed. De facturen/factuurgegevens worden doorgaans verstrekt via een beveiligd communicatiekanaal. De dienstverleners hanteren doorgaans ook tussentijdse controles als ware zij een klant (ontvanger).

Voorwaarden bij e-factureren (indicatief)

Er moet een contract zijn tussen de leverancier en de serviceprovider

Archiveren en audit trail

Omschrijving

Verzenders en ontvangers moeten e-facturen opslaan gedurende de wettelijke bewaarperiode. De opslag kan in-house of bij een service provider plaatsvinden. Tijdens de periode van opslag heeft de belastingdienst het recht om opgeslagen facturen te controleren. De facturen kunnen worden opgeslagen in een andere EU-lidstaat (soms worden aanvullende eisen gesteld zoals een aanmelding of vergunning). In sommige lidstaten mag de opslag van facturen in een niet-EU-lidstaat plaatsvinden, bijvoorbeeld op voorwaarde dat wordt voldaan aan de privacywetgeving van het land waarop de facturen betrekking hebben. Als de facturen niet worden opgeslagen in het land van de relevante handelspartner, moet de handelspartner ervoor zorgen dat de belastingdienst binnen een redelijke termijn toegang tot de facturen heeft en de facturen kan controleren.

Voorwaarden bij e-factureren (indicatief)

Als stamgegevens apart worden opgeslagen van de factuurgegevens en gebruikt wordt voor het invullen of weergeven van facturen moeten maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de historisch juiste gegevens voor elke factuur worden opgeslagen zodat de facturen reproduceerbaar zijn.

• Bewaar de originele factuur, precies zoals deze is gecommuniceerd gedurende de periode voorgeschreven door de wet.
• Handhaaf de integriteit en de authenticiteit en de controleerbaarheid daarvan.
• Facturen moeten binnen redelijke termijn beschikbaar zijn voor fiscale controle.
• De leverancier moet op elk moment tijdens de opslagperiode kunnen aantonen hoe het proces (waarin de factuur opgesteld, gemaakt, verzonden en gearchiveerd is) het onmogelijk maakt dat de factuur door iedereen te veranderen of te vervangen is.
• In principe moet de leverancier een papieren factuur opslaan als hij de factuur op papier verzonden heeft, en een elektronische verzonden factuur elektronisch opslaan.
• In sommige landen kan de leverancier er voor kiezen om elektronische facturen vanuit brongegevens te reproduceren, terwijl in andere landen de leverancier altijd een (op papier of elektronisch opslaan) factuur moet kunnen tonen die identiek is aan de factuur stuurde hij of ter beschikking heeft gesteld.
• Hoe dan ook moet de aanbieder er voor zorgen dat de facturen naar behoren worden beschermd tegen diefstal, vernieling, corruptie en verandering.
• De factuur mag in principe niet worden veranderd. Niet door menselijk ingrijpen of fout, en niet als gevolg van veranderingen in de stamgegevens. Als er wel wijzigingen hebben plaatsgevonden of plaatsvinden, moet dit zichtbaar zijn en duidelijk zijn welke wijzigingen er zijn ontstaan (comply or explain).
• Als een elektronisch archief wordt gebruikt, moet het archief de integriteit van de opgeslagen facturen waarborgen, bijvoorbeeld door het gebruik van geschikte beveiligde opslag of door voort te bouwen op de veiligheidswaarborgen die aan een bestaande elektronische factuur zijn gekoppeld.
• Het moet mogelijk zijn opgeslagen facturen te exporteren voor fiscale controle en beschikbaar te stellen in een formaat dat de bevoegde belastingdienst kan controleren. Er moet een eenvoudige manier om een specifieke factuur in een archief te kunnen vinden (bijvoorbeeld een indexering systeem waardoor het gemakkelijk is om te zoeken op criteria zoals de klantnaam, datum of factuurnummer).

On-boarding / off-boarding

Omschrijving

Voorafgaand aan de uitwisseling van elektronische facturen, moeten de handelspartners via de \\\\\\\\\\\\\\\'on-boarding\\\\\\\\\\\\\\\' procedures zorgen voor de technische, organisatorische en juridische basis voor de ‘e-factureren relatie”. Ook \\\\\\\\\\\\\\\"off-boarding\\\\\\\\\\\\\\\"-procedures moet worden gezorgd als partijen hun zakelijke relatie beëindigen. Indien een of meer e-factureren serviceproviders zijn betrokken bij het proces om een elektronische factuur van de leverancier bij de klant te krijgen, moet on-en off-boarding processen wordt uitgebreid met deze serviceprovider(s). Voorwaarden bij e-factureren

Voorwaarden bij e-factureren (indicatief)

On-boarding is het proces waardoor een handelspartner de onderlinge uitwisseling van elektronische facturen met een andere handelspartner kan realiseren. Dit omvat de contractering, de identificatie, het aansluiten van de handelspartners op de technische infrastructuur en de gebruikte toepassingen van de service provider. En verder:

• realiseren van web-toegang of
• verbinding met de back-office systeem
• dataformaat in kaart brengen
• processen aanpassen
• koppelingen testen
• algemene ondersteuning
• training

Betaald krijgen