Keurmerkbeginselen
Hieronder vindt u een overzicht van de keurmerkbeginselen, zoals deze gelden per 3 mei 2011. Jaarlijks wordt beoordeeld op welke punten de beginselen moeten worden aangepast.
Door te klikken op de titel kunt u meer informatie over het beginsel bekijken.
De PDF versie van de keurmerkbeginselen kunt u hier vinden.
Artikel 1: Definities
- E-factureren: Het geheel van processen rondom het verzenden, ontvangen en verwerken van een elektronische factuur.
- Elektronische factuur: een elektronische variant van de papieren factuur.
- Factuur: een rekening voor geleverde goederen of verleende diensten die voldoet aan de voorgeschreven vereisten. Een inwisselbaar begrip voor andere documenten.
- Keurmerk: het Keurmerk E-factureren dat een organisatie verkrijgt door de voorwaarden voor het keurmerk te accorderen, daaraan te voldoen, de bijbehorende factuur te voldoen en het logo zichtbaar op diens website te –laten- plaatsen.
- Keurmerkvoerder: (rechts)peroon die het Keurmerk E-factureren voert.
- Stichting Waarborg E-factureren: de stichting die optreedt als verlener van het Keurmerk E-factureren. Ook wel: Keurmerkverlener.
- Wederpartij: de andere partij, afhankelijk van de omstandigheden de verzender van de factuur of de ontvanger van de factuur.
Artikel 2: Basisprincipes
- De Keurmerkvoerder verbindt zich ertoe om dit keurmerk zowel naar de letter als naar de geest na te leven.
- De Keurmerkvoerder erkent dat alle facturen, bijlagen en machtigingsgegevens een belangrijk onderdeel vormen van de financiële administratie en ook dat de financiële administratie de verantwoordelijkheid en het eigendom van die organisatie of diens wederpartij is.
- De Keurmerkvoerder leeft de wet- en regelgeving na die van toepassing is op e-factureren, in het bijzonder de bepalingen in de Wet op de Omzetbelasting, de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen, de Wet bescherming persoonsgegevens alsmede specifieke toepasselijke wet- of regelgeving.
- De Keurmerkvoerder die op haar website, per e-mail, of langs een andere elektronische weg, diensten van de informatiemaatschappij aanbiedt inzake e-factureren, ziet er bovendien op toe dat de bepalingen inzake de Wet op de Elektronische Handel en de Wet Koop op Afstand in acht worden genomen.
- In de mate van het mogelijke neemt de Keurmerkvoerder de wettelijke belangen in acht van diens wederpartij.
Artikel 3: Gelijkheid
- Papieren facturen en elektronische facturen worden gelijk behandeld, tenzij uit de elektronische aard van de factuur of de wetgeving inzake e-factureren iets anders voortvloeit.
- Een elektronische factuur mag voor de wederpartij geen nadeligere situatie opleveren ten opzichte van een papieren factuur.
Artikel 4: Bereikbaarheid
- De Keurmerkvoerder draagt er zorg voor dat de volgende gegevens gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk zijn voor de wederpartij:
- gegevens die een snel contact en een rechtstreekse en effectieve communicatie mogelijk maken, met inbegrip van zijn elektronische postadres, waarbij niet volstaan kan worden met het vermelden van een postbusnummer;
- voor zover een activiteit aan een vergunningsstelsel is onderworpen: de gegevens over de bevoegde toezichthoudende autoriteit;
- voor zover de Keurmerkvoerder een gereglementeerd beroep uitoefent: de beroepsvereniging of organisatie waarbij het is ingeschreven;
- de beroepstitel en de lidstaat van de Europese Unie of andere staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte waar die is toegekend;
- een verwijzing naar de beroepsregels die in Nederland van toepassing zijn en de wijze van toegang daartoe;
- het btw-identificatienummer;
- het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel.
- Als er voor de wederpartij kosten verbonden zijn aan de communicatie met de Keurmerkvoerder, anders dan het normale tarief, dan staat dit duidelijk vermeld.
Artikel 5: Betrouwbaarheid
- De Keurmerkvoerder draagt zoveel mogelijk zorg voor de juistheid en volledigheid van alle verstrekte, verwerkte en/of uitgewisselde gegevens. Onder gegevens wordt ook begrepen: informatie.
- De Keurmerkvoerder spant zich tot het uiterste in om haar organisatie en systemen op een betrouwbare manier vorm te geven en in te richten.
- Voor zover mogelijk wordt gebruik gemaakt van generieke en toegankelijke standaarden en zijn de gebruikte informatie- en communicatiesystemen voldoende beschikbaar en duurzaam om op adequate wijze, de toepasselijke wet- en regelgeving en contractuele verplichtingen te kunnen nakomen.
Artikel 6: Controleerbaarheid
- Elke organisatie draagt zorg voor de controleerbaarheid van de gegevens die de organisatie verstrekt, verwerkt en/of uitwisselt.
- Voor interne en externe controledoeleinden is een audit trail beschikbaar, inclusief onderliggende gegevens en eventuele relevante aanvullende documentatie en gegevens.
- De gegevens genoemd in artikel 6.2 hierboven zijn tenminste gedurende de wettelijke termijn beschikbaar in voor mensen leesbare- en door machines interpreteerbare vorm.
Artikel 7: Vertrouwelijkheid en privacy
- De Keurmerkvoerder neemt bij het verwerken van (persoons)gegevens de bijzondere zorgvuldigheid in acht, zoals is voorgeschreven in de betreffende wet- en regelgeving.
- Om de vertrouwelijkheid van alle verstrekte, verwerkte en/of uitgewisselde gegevens inzake e-factureren te waarborgen draagt de Keurmerkvoerder zorg voor adequate maatregelen ten aanzien van de informatie- en communicatiesystemen die onder de verantwoordelijkheid vallen van de Keurmerkvoerder.
- Voor zover mogelijk geeft de Keurmerkvoerder in voorkomende gevallen weer of aan het toepassen van e-factureren bijzondere risico’s voor het handhaven van de vertrouwelijkheid verbonden zijn.
Artikel 8: Grensoverschrijdende facturen
In het gebruik van grensoverschrijdende facturen die binnen het grondgebied van de Europese Unie worden verstrekt, verwerkt en/of uitgewisseld, houdt de Keurmerkvoerder rekening met de waarborgen die vereist zijn volgens de wet- en regelgeving van het land waar de wederpartij is gevestigd.
Artikel 9: Geschillenbeslechting
- In het geval van een geschil neemt de wederpartij eerst contact op met de Keurmerkvoerder, door per post, fax of iedere andere vorm van schriftelijke communicatie zijn klacht uiteen te zetten. de Keurmerkvoerder handelt de klacht binnen 30 dagen na ontvangst af.
- Als in deze periode geen oplossing gevonden kan worden, stelt de Keurmerkvoerder de wederpartij daarvan op de hoogte gebracht, met een indicatie van de vertragingsduur.
- Als de klacht niet naar genoegen opgelost is, heeft de wederpartij de mogelijkheid dit als geschil voor te leggen aan een onafhankelijke geschillencommissie.
Artikel 10: Logo en Intellectuele eigendomsrechten
- De Keurmerkvoerder hanteert het logo Keurmerk E-factureren conform de bepalingen inde algemene voorwaarden van de Stichting.
- De Keurmerkvoerder toont het logo tenminste op de toepasselijke locatie(s) in haar (online)communicatie.
Artikel 11: Slotbepalingen
Deze versie van het Keurmerk E-factureren geldt voor de periode van 1 jaar.
De PDF versie van de keurmerkbeginselen kunt u hier vinden.
