FAQ

Het Keurmerk E-factureren is een vorm van zelfregulering. Organisaties die het Keurmerk E-factureren hebben, hebben de Keurmerkbeginselen doorgenomen en verklaren deze beginselen naar letter en geest na te leven.

Het Keurmerk E-factureren creëert daardoor vertrouwen tussen partijen en dat leidt weer tot duurzame hogere adoptie van e-factureren. Ter ondersteuning hiervan heeft de Stichting Waarborg E-factureren ook de Checklist E-factureren en de Toolbox E-factureren ontwikkeld.

Daarnaast faciliteert de Stichting ook een nieuwsbrief, een nieuwsplatform en een LinkedIN groep rondom e-factureren.

Het Keurmerk E-factureren is een privaatrechtelijk keurmerk dat zich richt op het vergroten van vertrouwen en duidelijkheid bij e-factureren. Hierdoor neemt de acceptatie en het gebruik van e-factureren toe. De Keurmerkbeginselen zijn hierop gericht. Datzelfde geldt ook voor het beeldmerk/logo.

Het beeldmerk toont een computer met een beeldscherm, toetsenbord en muis. In het beeldscherm staan eentjes en nulletjes: digitale informatie van in dit geval elektronische facturen. In het beeldscherm staat ook een vinkje. Het vinkje in het beeldscherm geeft weer dat de organisatie die dit beeldmerk hanteert, heeft verklaard zich te houden aan de beginselen.

Met het Keurmerk E-factureren belooft een organisatie bepaalde basisprincipes – de Keurmerkbeginselen- na te zullen leven. Door dit te communiceren richting zijn klanten en/of leveranciers vergroot het hun vertrouwen, zodat ze eerder geneigd zijn om op e-facturen over te stappen. Daardoor is het een hoog rendement investering tegen een lage prijs.

Dus een duurzame hogere adoptie door middel van het Keurmerk E-factureren!

Het Keurmerk E-factureren is geschikt voor iedereen die zoveel mogelijk adoptie/rendement uit het versturen of ontvangen van elektronische facturen willen halen: bedrijven, overheidsinstellingen, boekhoudpakketten, payment service providers, banken, billing service providers, credit management organisaties.

De investering bedraagt €249,- voor een periode van 12 opeenvolgende maanden (bijvoorbeeld van 31/8/2010 tot en met 31/8/2011). De periode start op het moment dat u de factuur betaald heeft.

Deze Keurmerkbeginselen zijn gebaseerd op de volgende bronnen:

• de ‘Code of Practice on Electronic Invoicing in Europe’ van 24 maart 2009
• de ‘Model Gedragscode voor Elektronisch Zakendoen’ van oktober 2001
• de ‘Gedragsregels Thuiswinkel Waarborg’ van thuiswinkel.org van 16 juni 2009
• de ‘Toelichting E-contracten’ van E-jure van 30 juni 2004
• de ‘Bedrijfs Proces Analyse E-factureren’ van de Belastingdienst, vormgegeven in de ‘E-invoicing Compliance Guidelines’ van CEN/ISSS van 28 mei 2009
• ‘Proposal for a Council Directive amending Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax as regards the rules on invoicing’ van de Europese Commissie van 20 oktober 2009
• Praktijkgids ‘Elektronisch factureren’, van Factuurwijzer van januari 2010
• Besluit Omzetbelasting, administratieve en factureringsverplichtingen, van 12 februari 2009

Het certificaat is bedoeld als zelf toets voor iedereen die aan de slag wil met e-factureren. Het Keurmerk E-factureren is bedoeld voor organisaties die zoveel mogelijk adoptie/ rendement uit e-factureren willen halen. Het certificaat is voor professionele partijen die e-factureren als dienst/oplossing aanbieden.

(Klik op de afbeelding om de gehele tabel te bekijken).

De Toolbox is een gereedschapskist met handige instrumenten, waaronder onderdelen van de Checklist E-factureren, stukken tekst om in algemene voorwaarden te plaatsen, voorbeeldbrieven en dergelijke. Bekijk hier de Toolbox E-factureren.

1. Nee.
2. Er bestaat allereerst nog geen Certificaat e-factureren. Het Keurmerk E-factureren is zelfregulering, in tegenstelling tot het Certificaat E-factureren (dat met voldoende resources aan het einde van dit jaar zou kunnen worden ontwikkeld). De stichting Waarborg E-factureren ondergaat zelf wel binnenkort de Keurmerkentoets.
3. Daarnaast mag bovendien niet de indruk gaan ontstaan dat de partner zelf het Keurmerk E-factureren voert.
4. De partner mag wel communiceren dat ze een product aanbiedt van een organisatie die het Keurmerk E-factureren voert. Ze moet daarbij het logo van de Keurmerkvoerder in combinatie met het keurmerk logo tonen (met een hyperlink naar het profiel van de betreffende Keurmerkvoerder)
5. De partner zal dus altijd altijd de Keurmerkvoerder in combinatie met het Keurmerk E-factureren moeten noemen.

Alleen organisaties die het logo op hun website hebben geplaatst, inclusief hyperlink naar hun profielpagina op deze website, zijn geldige keurmerkvoerders. In alle andere gevallen niet. U kunt er dan niet zonder meer op vertrouwen dat zij Keurmerkvoerder zijn en/of de Keurmerkbeginselen zullen naleven.

De keurmerkbeginselen worden jaarlijks in de eerste week van mei opnieuw vastgesteld. Voordat het zover is wordt bij de halfjaarlijkse evaluatie (begin december) bekeken welke wijzigingen gewenst of noodzakelijk zijn. Vervolgens wordt het volgende proces doorlopen:

• de mening van de keurmerkvoerders wordt gevraagd
• eventuele aanpassingen worden doorgevoerd
• de keurmerkvoerders worden geïnformeerd over de keurmerkbeginselen, haar wijzigingen en de consequenties van de wijzigingen en de toepasselijke overgangsperiode om te kunnen voldoen aan de wijzigingen
• de keurmerkbeginselen en haar wijzigingen worden openbaar gemaakt
• de keurmerkbeginselen en de overgangsperiode treden in werking

Wijzigingen in de keurmerkbeginselen, de datum van inwerkingtreding en de overgangsperiode zijn na te lezen op de pagina “Versiebeheer”.

Als u een klacht hebt over onze dienstverlening dan kunt u contact opnemen met ons via het contactformulier of het klachtformulier. Of gewoon even de telefoon pakken. We gaan dan ons best om uw klacht zo goed mogelijk op te lossen.

Zelf contact opnemen
Als u een klacht hebt over een keurmerkvoerder dan is het het beste dat u eerst zelf contact opneemt met de betreffende keurmerkvoerder. U kunt daarvoor gebruikmaken van het contactformulier op het profiel van de betreffende keurmerkvoerder. De keurmerkvoerder moet conform de Keurmerkbeginselen binnen 30 dagen naar tevredenheid oplossen.

Ons inschakelen
Lukt het niet om op deze manier tot een oplossing te komen, dan kunt u uw klacht melden via het klachtformulier. Op dat moment nemen wij de klacht in behandeling en nemen contact met u en de keurmerkvoerder op om tot een goede oplossing te komen.

Geschillenbeslechting
Lukt dat ook niet, dan beschouwen de kwestie als een geschil en leggen we dit voor aan een derde partij die een uitspraak over dit geschil doet. Waar mogelijk verwijzen we door naar bestaande geschillencommissies.

Beroep bij de rechter
In principe hebt u altijd toegang tot de reguliere rechter, behalve in die gevallen waarbij sprake is van bindende uitspraken. Als dat geval is, wordt u daar nadrukkelijk op gewezen.

We hopen natuurlijk dat het zover niet komt, dan klachten goed worden opgelost. Dat is waar wij ons voor inzetten.

Zo verkrijgt u het Keurmerk E-factureren:

1. Aanvraagformulier invullen en verzenden
2. Aanvraag en gegevens controleren*
3. Verzenden factuur*
4. Factuur betalen
5. Ontvangen en verwerken betaling*
6. Toezenden bevestigingsmail met logo*
7. Logo plaatsen op website
8. Verstrekken Keurmerk E-factureren*

De activiteiten met een * (sterretje) komen voor rekening van de Stichting Waarborg E-factureren

De controle vindt plaats nadat een aanvraag ons heeft bereikt. We kijken de feitelijke gegevens na en bekijken het Handelsregister. Vervolgens onderzoeken we of er omstandigheden zijn waardoor we de aanvraag moeten afwijzen, zoals het niet voldoen aan bepaalde Keurmerkbeginselen.

Dan volgt in eerste en tweede instantie een waarschuwing. Wordt de waarschuwingen niet opgevolgd dan volgt een tijdelijke ontheffing. De laatste stap is dat de organisatie het keurmerk wordt ontnomen. In alle gevallen wordt hiervan mededeling gedaan op de website. In het laatste geval wordt de maatregel ook via een persbericht verspreid.

De onafhankelijke Stichting Waarborg E-factureren. Deze is speciaal opgericht voor het Keurmerk E-factureren.

Stichting Waarborg E-factureren is opgericht door Silverback B.V. en Friso de Jong. Daardoor maken zijn automatisch onderdeel van het bestuur uit. Er wordt gewerkt aan een bestuur met een betere marktweergave. Omdat daarbij de onafhankelijkheid gewaarborgd moet worden, neemt het tijd in beslag.